Elections municipales : le récolement des archives

Demat / Archives
10/02/2020

Après chaque changement de maire ou de l’équipe municipale, la rédaction d'un récolement des archives annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune est obligatoire. Ces documents ont pour but de formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire et permettent de certifier de façon contradictoire l'existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de toute destruction non réglementaire. Ils seront établis en trois exemplaires :

• le premier pour le maire sortant,

• le deuxième pour le maire nouvellement élu qui le classera dans les archives de la commune,

• le troisième pour le service départemental d'archives de l’Isère.

 

A noter :

• Dans le cas où le maire sortant est réélu, mais que l'équipe municipale est modifiée, le maire signe à la fois en tant que maire sortant et en tant que maire nouvellement élu.

• Pour les communes ayant connu une fusion depuis les dernières élections, le maire de la commune-siège signe le procès-verbal de récolement pour les archives de l’ensemble des communes composant la commune nouvelle.

• Par analogie, il est recommandé d’appliquer la même procédure aux établissements publics de coopération intercommunale.

 

Pour vous aider à vous acquitter de cette obligation :

• Téléchargez les formulaires sur le site internet des Archives départementales de l’Isère www.archives-isere.fr, rubrique « communes et intercommunalités /archiver dans une commune ».

• Consultez les fiches de conseil sur le site internet de l’Association des archivistes français  https://www.archivistes.org/-Ressources-pour-les-elus-locaux-

• Prenez contact avec le pôle Archives itinérantes et dématérialisation du CDG 38 (nngonika@cdg38.fr  ou 06 08 52 43 75).