Participez à notre enquête : vos pratiques et besoins documentaires

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Et vous … vous cherchez où ?

Votre CDG lance une courte enquête à destination des secrétaires généraux de mairie et responsables des communes de moins de 3500 habitants pour connaître leurs pratiques documentaires, afin d’ajuster son offre de service et répondre au plus près de vos besoins.

Vers qui ou quoi vous tournez-vous en cas de doute ou pour rechercher un cadre légal ou une pratique métier ? Les informations et modèles auxquels vous accédez aujourd’hui sont-ils conformes à vos attentes ?

Enquête ouverte jusqu’au vendredi 6 juin.

Cahiers de doléances du Grand débat national : comment les consulter ?

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Les cahiers citoyens ou « cahiers de doléances » ouverts lors de la crise des Gilets jaunes dans les communes de l’Isère – comme l’ensemble des cahiers ouverts en France – ont été versés aux Archives départementales pour y être conservés, classés et mis à disposition des publics dans le respect des règles de communicabilité du Code du patrimoine.

Dans un communiqué de presse, l’Association des archivistes français rappelle les finalités de l’archivage de ces documents : conserver de façon pérenne une matière historique particulièrement riche et en garantir l’accès dans le respect de la vie privée des individus.

Elle publie également sur son site Internet un recensement des versements réalisés dans chaque département, sous la forme d’une liste et d’une carte interactive.

Outils à destination des collectivités

Afin d’aider les collectivités dans la gestion courante de leurs archives, le CDG38 propose des outils de gestion et des modèles de documents à leur usage.

Guide de l’archivage

Guide de l’archivage : fiches pratiques et ludiques pour tout connaître sur la gestion des archives papier ou numériques.

Classement, tri et élimination d’archives

  • Tableau de gestion des archives communales : structuré par compétences, ce tableau de gestion détermine pour chaque typologie de document la durée pendant laquelle il doit être impérativement conservé et le sort final qui lui est ensuite réservé : conservation définitive, élimination ou échantillonnage.
  • Modèle de bordereau d’élimination d’archives : ce formulaire répertorie les documents que la collectivité souhaite faire détruire. Le bordereau doit être adressé aux Archives départementales qui, au titre du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques, sont seules compétentes pour autoriser toute destruction d’archives.

Consultation des documents

  • Modèle de fiche « fantôme » de consultation de document : la fiche « fantôme » est utilisée pour marquer l’emplacement d’un document emprunté momentanément par un service.
  • Modèle de règlement de consultation des archives : une collectivité peut décider d’adopter, par arrêté, un règlement précisant les conditions dans lesquelles est organisée la consultation des documents d’archives par des personnes extérieures.

Conservation matérielle

Archives des EPCI

  • Note d’information sur les archives des intercommunalités : cette note présente les modalités d’organisation possibles que les EPCI peuvent mettre en place pour assurer la gestion de leurs archives.

Nos modalités d’intervention

En étroite collaboration avec les Archives départementales, et sous leur contrôle, les archivistes du CDG38 proposent des prestations adaptées aux besoins des collectivités.

Une prestation à la carte

En fonction de l’état des archives et de la demande de la collectivité, les services peuvent varier et se combiner. 

  • Tri, classement, rédaction d’inventaires pour les archives anciennes, modernes ou contemporaines ;
  • Gestion des éliminations ;
  • Formation et accompagnement des agents ; 
  • Conseil pour la gestion des archives courantes, l’aménagement de locaux, la conservation des documents ;
  • Conseils pour l’archivage numérique ; 
  • Maintenance et suivi de la gestion archivistique (journées annuelles d’archivage) ;
  • Aide au récolement ;
  • Aide au recrutement d’un archiviste ;
  • Actions de valorisation des documents.

Dans le cas d’une intervention très importante, il est possible de programmer la mission sur plusieurs exercices budgétaires.

Les étapes du déroulement de l’intervention

L’intervention du pôle Archives itinérantes est formalisée par une convention d’adhésion au service.

  1. Prise de contact de la collectivité avec la responsable du pôle Archives itinérantes et dématérialisation,
  2. Signature de la convention d’adhésion par les deux parties,
  3. Visite de diagnostic dans la collectivité,
  4. Envoi à la collectivité du diagnostic et d’une proposition d’intervention chiffrée,
  5. Acceptation de la proposition par la collectivité,
  6. Elaboration du planning d’intervention,
  7. Intervention d’un / des archivistes du CDG38,
  8. Remise d’un rapport à la fin de chaque intervention, également adressé aux Archives départementales de l’Isère.

Les modalités de l’intervention

Le délai d’intervention, après acceptation de la proposition par la collectivité, varie en fonction de la charge de travail des archivistes.

Archives itinérantes

Le CDG38 accompagne les collectivités, affiliées ou non, dans la gestion de leurs archives. 

Créée en 2009, la prestation Archives itinérantes du CDG38 a permis d’intervenir auprès de plus d’une centaine de collectivités du département.

le pôle Archives itinérantes et dématérialisation se compose actuellement de quatre archivistes, qui interviennent à la demande des communes et des EPCI.

Vos questions sur les archives

Non, tout document est « archive », dès sa création, y compris les documents électroniques.

« Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » (Code du patrimoine, article L. 211-1).

Pour savoir quels sont les documents qui doivent être conservés et ceux qui peuvent être éliminés, il faut se référer au tableau de gestion des archives communales.

Aucun document d’archives publiques (autre que brouillons, copies et documentation) ne peut être détruit sans l’accord préalable des Archives départementales (article L 212-14 du code du patrimoine).

Un bordereau d’élimination d’archives doit donc leur être adressé pour visa.

Les documents ne peuvent pas être jetés à l’air libre mais doivent être incinérés ou déchiquetés, afin qu’il soit impossible de les reconstituer.

Le prestataire qui assure la destruction (entreprise privée, déchèterie) doit remettre à la collectivité un certificat de destruction.

Il faut traiter ses courriels comme l’on traiterait du courrier papier : la pièce jointe intéressante est enregistrée dans l’arborescence du serveur tandis que le contenu du mail est conservé, chronologiquement ou thématiquement, dans la boîte pendant 6 ans. Dépassé ce délai, les courriels peuvent être supprimés, après validation des Archives départementales.

Non, si le document est signé de façon manuscrite, c’est la version papier qui fait foi. Le document numérisé n’est qu’une copie, sans valeur.

Il est toutefois possible sous certaines conditions de détruire par anticipation des documents papiers éliminables à terme pour conserver uniquement leur version numérisée, mais tout projet de ce type doit être soumis aux Archives départementales.

Lorsqu’un document est signé de façon électronique, c’est la version informatique qui fait foi, et qui doit donc être conservée. L’impression papier n’est alors qu’une copie, sans valeur.

Il faut se référer au répertoire qui a été rédigé lors du classement des archives et qui doit être conservé dans la collectivité, ainsi qu’au cadre de classement des archives communales de 1926.

Les Archives départementales de l’Isère publient sur leur site Internet un guide des archives communales qui contient une description sommaire des documents déposés, mais aussi l’inventaire des documents versés par les services du cadastre et de la préfecture, relatifs à la commune. L’inventaire complet des archives déposées est disponible auprès de la responsable des archives communales.

Archivage des documents d’autorisations d’urbanisme : modification des durées de conservation

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Les durées de conservation et le sort final des permis de construire, d’aménager et de démolir, des déclarations préalables et des certificats d’urbanisme sont désormais encadrés par le Référentiel de conservation des documents d’autorisations d’urbanisme.

Parmi les principales modifications figurent notamment :

  • tous les certificats d’urbanisme sont éliminables au bout de 5 ans à compter de la date de délivrance,
  • toutes les déclarations préalables sont éliminables au bout de 10 ans à compter de la date de décision ou de non-opposition (au lieu de 5 ans ou 10 ans auparavant, selon la nature des travaux).

Rappel : la publication du référentiel ne dispense pas de la procédure d’élimination ; en application du Code du patrimoine, aucun document d’archives ne peut être détruit sans l’autorisation préalable des Archives départementales, matérialisée par un bordereau d’élimination.

Retrouvez les durées de conservation des documents produits par les communes sur le tableau de gestion des archives communales.

Pour toute information complémentaire, contacter le service Archives itinérantes du CDG38 (nngonika@cdg38.fr) ou les Archives départementales de l’Isère.

Plans de classement des documents bureautiques : le CDG38 vous accompagne.

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Trouver rapidement les documents, sécuriser leur conservation, partager l’information, rationaliser l’utilisation de l’espace sur les serveurs, sont autant de nécessités qui contribuent à l’efficacité de l’action des collectivités.

Pour vous aider, la prestation Archives itinérantes du CDG38 propose donc des interventions d’accompagnement à la mise en place de plans de classement : appui méthodologique, conseil et information sur les règles de nommage, élaboration des niveaux supérieurs de l’arborescence, suivi de la mise en œuvre.

Le contenu de ces interventions est construit avec chaque collectivité pour s’adapter à son contexte et à ses besoins.

Pour toute information complémentaire, vous pouvez prendre contact avec la responsable du pôle Archives itinérantes et dématérialisation (nngonika@cdg38.fr ; 06 08 52 43 75). Vous trouverez également dans le Guide de l’archivage (annexe n° 3) les recommandations principales pour assurer une bonne gestion de vos fichiers numériques.