Les durées de conservation et le sort final des permis de construire, d’aménager et de démolir, des déclarations préalables et des certificats d’urbanisme sont désormais encadrés par le Référentiel de conservation des documents d’autorisations d’urbanisme.

Parmi les principales modifications figurent notamment :

• tous les certificats d’urbanisme sont éliminables au bout de 5 ans à compter de la date de délivrance,
• toutes les déclarations préalables sont éliminables au bout de 10 ans à compter de la date de décision ou de non-opposition (au lieu de 5 ans ou 10 ans auparavant, selon la nature des travaux).

Rappel : la publication du référentiel ne dispense pas de la procédure d’élimination ; en application du Code du patrimoine, aucun document d’archives ne peut être détruit sans l’autorisation préalable des Archives départementales, matérialisée par un bordereau d’élimination.

Retrouvez les durées de conservation des documents produits par les communes sur le tableau de gestion des archives communales.

Pour toute information complémentaire, contacter le service Archives itinérantes du CDG38 (nngonika@cdg38.fr) ou les Archives départementales de l’Isère.

Trouver rapidement les documents, sécuriser leur conservation, partager l’information, rationaliser l’utilisation de l’espace sur les serveurs, sont autant de nécessités qui contribuent à l’efficacité de l’action des collectivités.

Pour vous aider, la prestation Archives itinérantes du CDG38 propose donc des interventions d’accompagnement à la mise en place de plans de classement : appui méthodologique, conseil et information sur les règles de nommage, élaboration des niveaux supérieurs de l’arborescence, suivi de la mise en œuvre.

Le contenu de ces interventions est construit avec chaque collectivité pour s’adapter à son contexte et à ses besoins.

Pour toute information complémentaire, vous pouvez prendre contact avec la responsable du pôle Archives itinérantes et dématérialisation (nngonika@cdg38.fr ; 06 08 52 43 75). Vous trouverez également dans le Guide de l’archivage (annexe n° 3) les recommandations principales pour assurer une bonne gestion de vos fichiers numériques.

Le CDG 38 met à votre disposition des outils permettant la mise en conformité avec le RGPD.

(suite…)