Une obligation règlementaire …
Après chaque élection municipale, les communes doiveent dresser un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune accompagné d’un récolement, après vérification de la présence effective des documents recensés. Ce document doit être signé par le maire élu et le maire sortant. Il doit être établi même s’il n’y a pas de changement de maire.
Par analogie, il est demandé également aux présidents d’EPCI de se conformer à cette obligation.
… et un outil d’aide à la gestion des archives
Au-delà de son caractère règlementaire, le récolement constitue un instrument d’état des lieux de la gestion des archives de la commune, en particulier – mais pas seulement – pour les registres de délibérations et d’arrêtés, les registres paroissiaux et d’état civil et la documentation cadastrale : état du classement, conditions matérielles de conservation, besoins en reliure et restauration, …
Réaliser le récolement, c’est donc contribuer à la continuité de la gestion de l’administration de la commune, à la préservation et à l’accessibilité de ses documents à forte valeur juridique et à la constitution de son patrimoine historique.
Comment s’y prendre pour anticiper ?
Il convient de se référer au dernier procès-verbal établi, pour dans un premier temps s’assurer que les documents qui y sont décrits sont bien présents, et les rechercher au besoin. Le nouveau procès-verbal sera ensuite complété avec les descriptions des archives produites depuis le dernier récolement.
Les Archives Départementales ne demandent pas le récolement de tous les dossiers présents dans la mairie, seulement des typologies de documents les plus importantes. Un formulaire de récolement est téléchargeable sur leur site Internet.
Besoin d’aide ?
Vous trouverez sur notre site Internet une fiche explicative dans le Guide de l’archivage.
Si vous souhaitez que votre commune soit accompagnée dans l’accomplissement de cette démarche, le pôle Archives itinérantes propose parmi ses prestations une aide au récolement. Pour toute question, n’hésitez donc pas à demander conseil aux archivistes du CDG38 (nngonika@cdg38.fr ou 06 08 52 43 75).